常见问题(二)

问1：我在香港登记结婚，夫妻均是内地人，现在需要将我们夫妻从家庭户口簿内分拆出来独立立户，内地政府部门要求提供《登记结婚证明》公证，可以做吗？需要提供什么文件？

 

夫妻任何一方均可作为委托人申请办理《登记结婚证明》。工作的前提条件是夫妻任何一方需到香港亲自委托办理。为办理《登记结婚证明》需要提供的文件如下（适用夫妻均是内地人）：

 
a.香港结婚证书(原件会面时提交复印)；
b.委托人港澳居民来往内地通行证；

c.入境香港小白条(原件会面时提交复印)；
d.委托人内地身份证复印件；
e.委托人配偶内地身份证复印件；
f.委托人和配偶二寸蓝底证件照各二张。

 

问2：我司是香港公司，计划到去内地注册公司，可以做【公司资料(状况)证明】格式的委托公证文件吗？

 

内地工商管理部门对香港公司去内地注册公司提供的委托公证文件有不同的格式要求，即【公司资料(状况)证明】和简化版【董事决议证明】两种格式。如北京市/上海市/广州市/深圳/四川全省/海南全省等工商管理部门要求做简化版的【董事决议证明】（同时使用简化版的【董事决议证明】的省份和城市也在增加之中）。故当事人需要办理委托公证文件时，首先需询问委托公证人意见，确定正确格式，以免委托公证文件格式不适当，在内地不能使用。。

问3：我司是香港公司，计划去广州注册内地公司，现需要做【董事决议证明】。我司是独任董事，董事不在香港，可以做吗？

 

当事人公司首先需要通过唯一董事书面决议同意在内地注册公司。如果公司唯一董事不在香港，可以签署唯一董事书面决议委任一位在香港的人士为公司的授权代表。该授权代表需要带董事决议原件，代表公司亲自到委托公证人面前签署确认函，确认所提供的唯一董事书面决议是真实的和有效的。

问4： 我是内地人，丈夫是德国人，持德国护照，在香港登记结婚。现在丈夫需要在上海办理常住人口居住证，内地政府部门要求提供《登记结婚证明》公证，需要提供什么文件？

 

如以丈夫为委托人，首先需要安排丈夫入境香港。为办理《登记结婚证明》，同时需要提供文件如下（适用委托人持外国护照）：

a.香港结婚证书(原件会面时提交复印)；
b.委托人外国护照及入境签证或小白条(原件会面时提交复印)；
c.委托人配偶内地身份证复印件；
d.委托人和配偶二寸蓝底证件照各二张。

问5： 我是香港永久居民，妻子是内地人，在香港登记结婚。现在需要向内地部门为妻子申请单程证到香港团聚，内地政府部门要求提供《登记结婚证明》公证。我需要提供什么文件及有没有特别需要留意的步骤？

 

如以丈夫（香港永久居民）为委托人，丈夫需要亲自在港委托办理。同时为办理《登记结婚证明》，需要提供文件如下：

 

a.香港结婚证书(原件会面时提交复印)；
b.委托人香港身份证(原件会面时提交复印)；
c.委托人回乡证(原件会面时提交复印)；
d.委托人配偶内地身份证复印件；
e.委托人和配偶二寸蓝底证件照各二张。

 

为妻子申请单程证到香港团聚目的办理的《登记结婚证明》，内地政府部门有可能需要将《登记结婚证明》副本直接寄给内地机构，因此委托人需先问清楚是否有这个要求。如有，需提供文件副本接收机构的收件信息。

问7：我们夫妻均是内地人，两人没有香港身份证，女儿在香港出生。现在需要将女儿名字加到丈夫持有的房产证上。内地政府机构要求提供《香港出生证明》公证，我需要提供什么文件？

 

如以丈夫为委托人，首先需要安排丈夫入境香港。为办理《香港出生证明》，需要提供文件如下（适用父母均是内地人）：
a.子女香港出生登记证明(原件会面时提交复印)；
b.子女香港永久居民身份证 (原件会面时提交复印)；
c.子女港澳居民来往内地通行证即“回乡证”(原件会面时提交复印)；
d.父亲往来港澳通行证及入境香港标签 (原件会面时提交复印)；

e.父亲中华人民共和国居民身份证（提供复印件）；
f.母亲中华人民共和国居民身份证（提供复印件）。

问8： 我是香港永久居民，妻子是内地人，没有香港身份证，儿子在香港出生。现在儿子要在内地上学，学校要求提供《香港出生证明》公证，需要提供什么文件？

 

如以丈夫（香港永久居民） 为委托人，丈夫需要亲自在港委托办理。为办理《香港出生证明证明》，需要提供文件如下（适用父亲是香港永久居民）：
a.子女香港出生登记证明(原件会面时提交复印)；
b.子女香港永久居民身份证(原件会面时提交复印)；
c.子女港澳居民来往内地通行证即“回乡证”(原件会面时提交复印)；
d.父亲香港永久居民身份证（原件会面时提交复印)）；
e.母亲中华人民共和国居民身份证（提供复印件）。

问9：我是内地人，丈夫是香港永久居民，离婚后和我结婚。丈夫在前段婚姻有2个子女。我和丈夫在内地联名持有2个物业。现在丈夫被诊断为癌症晚期在香港住院，不能离开香港。丈夫同意把内地2个物业上的权益无偿转让给我，我是否需要办委托公证的《授权书》？

 

可以安排丈夫在香港在中国委托公证人面前签署一份《授权书》，同意把内地2个物业上的权益无偿转让给妻子并授权妻子到内地房地产登记部门办理产权变更登记手续。由于丈夫已在香港住院，需要家人请医生出具医学证明，确认丈夫的身体状态适合处置自己的财产及适合签署法律文件。其后才签委托公证的《授权书》及安排《授权书》到中国法律服务（香港）有限公司盖转递章。

问10： 我是香港永久居民，在内地受雇于内地公司，现在和雇主内地公司发生劳动合同纠纷，需要在内地委托律师起诉雇主，法院要求我提供委托公证《授权书》。我需要办什么委托公证文件？

 

你需要在香港在中国委托公证人面前签署一份《授权书》，授权内地律师在诉讼中代表你。在签署《授权书》之前，你需问清楚内地律师的律师执照资料和内地律师要求的代理权限。

问11：我是香港永久居民，2016年在美国结婚，后在香港地区法院离婚。现在需要和一个内地人结婚，我需要办一个《申请结婚登记》，需要离婚文件的原件吗？

 

办理去内地结婚用的《申请结婚登记声明书》，首先需要当事人在香港入境处申请一份香港婚姻登记处出具的【无婚姻记录证明书】(日期必须是办理公证之日起前3个月内)；因当事人有离婚历史，同时需要提供香港法庭签发的暂准判令转为绝对判令证明书原件。当事人准备前述文件后，可以安排见证签署《申请结婚登记声明书》，其后提交声明书到中国法律服务(香港) 有限公司盖转递章。

问12： 我是香港永久居民，2016年在香港结婚，2023年在香港地区法院离婚，有一个子女；现在单身；我要在深圳买房，如何做《婚姻及家庭状况声明书》？

 

办理内地买房用的《婚姻及家庭状况声明书》，首先需要当事人申请一份香港婚姻登记处出具的【无婚姻记录证明书】(日期必须是办理公证之日起前3个月内)；同时委托人需要提供：
a.香港永久居民身份证(原件面签时提交复印)；
b.回乡证(原件面签时提交复印)；
c.香港法庭签发的暂准判令转为绝对判令证明书(原件面签时提交复印)；
d.子女永久居民身份证和回乡证(原件面签时提交复印)
e.子女出生证明(原件面签时提交复印)；

问13：我司是香港公司，计划到上海注册内地公司，是做【公司资料(状况)证明】？还是做【董事决议证明】？文件需要盖中国法律服务(香港) 有限公司盖转递章吗？

 

上海工商管理部门已经规定，去上海注册内地子公司的香港公司，必须要做简化版的【董事决议证明】，不能做【公司资料(状况)证明】。文件是需要在中国法律服务(香港) 有限公司盖转递章后，内地工商管理部门才会接受。

问14： 我司是香港公司，有3位董事，计划到广州注册内地公司，需要全体董事亲自去委托公证人面签董事决议吗？

 

就注册内地公司目的办理简化版的【董事决议证明】公证文件，不需要全体董事去委托公证人面签董事决议，董事决议可以由3位董事自行安排签名。但需要委派任何一位董事亲自在香港在中国委托公证人面签确认函，确认公司通过的董事决议是真实的和有效的。如果没有任何董事在香港，公司也可以签署董事书面决议委任一位在香港的授权代表。该授权代表需要带董事决议原件，亲自在委托公证人面前签署确认函，确认所提供的董事决议是真实和有效的。

问15：我司是香港公司，在内地法院起诉内地公司，需要委托内地律师代为诉讼，内地法院要求我司提供香港委托公证授权文件，如何办？

 

委托内地律师代为诉讼，香港公司首先需要通过董事决议，董事决议可以自行安排签署。其后需要委派任何一位董事亲自在香港在中国委托公证人面签确认函，确认公司通过的董事决议是真实的和有效的。如果没有任何董事在香港，公司也可以签署董事书面决议委任一位在香港的授权代表。该授权代表需要带董事决议原件，亲自在委托公证人面前签署确认函，确认所提供的董事决议是真实的和有效的。完成上述手续后，委托公证人会签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。

问16： 我司是香港公司，有3位董事，在内地有一个外商投资企业。现在要变更内地外商投资企业的法定代表人。内地工商部门要求我司提供香港委托公证的董事决议。需要3位董事亲自去委托公证人面签董事决议吗？

 

香港公司变更内地外商投资企业的法定代表人，属于一项对他人权益有可能产生重大影响的行为，因此香港公司的董事决议不可以自行签署， 而是需要3位董事在香港亲自见委托公证人面签董事决议，确保决议符合全体董事的意愿。如果3位董事不能在香港亲自在委托公证人面签董事决议。可以替代的文件是，内地外商投资企业的法定代表人（即董事决议通过将被免任的）在香港亲自见委托公证人面签《离任/变更权益确认书》，确认同意免任内地外商投资企业的法定代表人。委托公证人在收到符合程序的文件后，可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。

问17：我司是香港公司，有5位董事，在内地设有一个外商投资企业。香港公司要出售内地外商投资企业的股权。3位董事同意出售股权，另2位董事不同意出售。我司是否3位董事（符合法定人数）亲自去委托公证人面签董事决议就可以办理公证吗？

 

香港公司出售内地外商投资企业的股权，属于一项对他人权益有可能产生重大影响的行为，香港公司的董事决议不可以自行签署，需要香港公司全体董事在香港亲自见委托公证人面签董事决议，确保全体董事知晓决议及决议符合大多数董事的意愿。委托公证人在收到符合程序的公司决议文件后，可以签署【董事决议证明】公证文件，并将【董事决议证明】提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。

问18： 我司是香港公司，有1位董事，计划到四川注册内地公司。我司明白到四川省成都市注册内地公司，按要求需要做简化版的【董事决议证明】。我司的董事不方便到内地签文件，想委托内地的员工签文件，可以吗？

 

简化版的【董事决议证明】的工作指引是，董事决议内的授权签字人，必须是香港公司的董事，不能是其他第3人。故董事决议不能委托内地的员工签文件。

问19：我司是香港公司，在河北省某市设有内地公司，需要将内地公司的股权质押给银行，并到内地工商部门办理质押登记。内地工商政府部门通知我司需要办【公司资料(状况)证明】。委托公证人要求我司办【董事决议证明】。我司应该办什么类型委托公证文件呢？

 

香港公司在内地的工商变更登记业务，分散到内地各省市，每一个地区处理的机会相对较少。就需要做什么类型文件的符合委托公证的规则，当事人应该听取委托公证人的意见。办理香港公司内地子公司的股权质押登记事宜，需要办理的公证文件是【董事决议证明】。当事人公司首先需要通过决议同意股权质押，其后委派任何一位董事亲自在香港在中国委托公证人面签确认函，确认公司通过的董事决议是真实的。完成上述手续后，委托公证人就可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。

问20： 我司是香港公司，在2021年3月1日通过董事决议授权王某代表公司到内地签署贷款合同，当时没有公证该份决议。现银行要求提供公证的董事决议。我司能够办2021年3月1日董事决议的公证文件吗？

 

委托公证人无法证明一份过去日期的董事决议是否是真实的。可以用的工作方法是当事人公司通过一份现在日期的董事决议，在决议中重新确认或同意2021年3月1日董事决议的内容。其后委派任何一位董事亲自在香港在中国委托公证人面签确认函，确认公司通过的董事决议是真实的和有效的。完成上述手续后，委托公证人就可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。

问21：我司是香港公司，有3位董事，需要和内地公司签署合作协议。内地公司要求香港公司的法定代表人签署合同，并且要求公证法定代表人身份证明书。我司没有法定代表人，可以做什么类型的委托公证文件呢？

 

可以考虑做【董事决议证明】委托公证文件。和内地的规定不同，香港《公司条例》规定香港公司设有董事职位，但没有规定法定代表人职位。如果开展业务的需要，香港公司可以考虑通过董事决议，委任公司的其中一位董事为法定代表人，并授权董事签署法定代表人证明书。香港公司为此目的通过的董事决议，在完成委托公证所需的程序要求后，委托公证人可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港)有限公司完成加盖转递章手续。

问22： 我司是香港公司，有5位董事，在内地外商投资企业派出的授权代表和有权签字人董事王某退休了，需要换董事李某为新的授权代表和有权签字人。内地工商部门要求香港公司提供公证的董事决议确认变更，可以做【董事决议证明】公证文件吗？

 

可以考虑做【董事决议证明】公证文件。更换内地的授权代表和授权签字人是公司重要的决定，同事也涉及改变个人权益。故香港公司需要通过董事决议确认变更授权代表和有权签字人这一事项。如需要将此类决议办理中国委托公证手续，委托公证人需要按程序确认董事决议的真实性，并需要原授权代表王某在香港亲自见委托公证人，面签《离任/变更权益确认书》，确认王某同意免去内地外商投资企业的授权代表和授权签字人。在完成委托公证所需的前述要求后，委托公证人可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港)有限公司完成加盖转递章手续。

问23：我司是香港公司，在內地開展業務，簽合同前內地合作機構要求公證我司的印章，可以做什麼類型的公證文件嗎？

 

和內地的公司法規定不同，香港沒有公司印章的登記制度。公司使用何種樣式的印章是由公司董事或董事會決定。故可以通過董事決議，在決議內確認公司使用的印章樣式，然后將董事決議進行公證。委托公証人在對董事決議完成查証核實程序後，可以簽署【公司董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

问24：我司是香港公司，在內地起訴内地公司。內地法院要求我司提供在香港合法存在的證明。委托公証人為我司出具了【公司資料(狀況)證明】。公証文件附件中有一份“該公司的受保護資料”。為什麼需要這份文件？

 

香港《公司條例》實行新的規定，由2022年10月24日起，公司註冊處不得提供董事的通常住址以及董事、公司秘書等的身份證或護照的完整號碼（前述資料即稱為「受保護資料」）讓公眾查閱。委托公証人在出具公証文書時，需要為內地用文機構提供董事身份證明的完整信息。為此目的，委托公証人需要在公司註冊處查册董事身份證明的完整信息，並體現在公證文書中。該份查冊記錄即為公證文件附件內的“該公司的受保護資料”。

问26：我是内地居民，受雇于内地公司。该内地公司是香港某上市公司（在开曼群岛注册）的子公司。雇主公司向我授出香港上市公司股份认购权利。现在我和内地雇主公司发生劳动合同纠纷，也涉及香港上市公司股份认购权利。内地法院要求将香港上市公司列为关系人，并需提供香港上市公司合法存在的公证文件。我需要办什么公证文件？

 

如果开曼群岛公司是香港上市公司，经查册，该香港上市公司已在香港公司注册处登记为注册非香港公司。当事人可以做一份《注册非香港公司资料(状况)证明》，证明该香港上市公司的基本资料。该份文件由委托公证人查册注册处登记资料后完成。

问28：我司是香港公司，计划到上海和深圳两地注册公司，需要做简化版【公司董事决议证明】。 2023年推出中国委托公证（香港）信息化平台新工作方法后，当事人领取的文件有什么变化呢？

 

香港公司去内地注册公司，已实行简化版【公司董事决议证明】格式的城市，委托公证文件是通过电子文档向中国法律服务（香港）有限公司提交文件进行批核。委托公证人不再签署纸板的公证文件。完成工作后，当事人收到的是盖有转递章的电子版本的复印本，简化版【公司董事决议证明】公证文件不再是签名文件的原件。

问30：香港公司注册处实行新的制度，从2023年12月27日起，取消公司编号，用香港公司商业登记证号码前8位数字作为香港公司的"唯一业务识别码"。此项修订，对公司类的【公司董事决议证明】和【公司资料(状况)证明】是否会有影响？

 

为反映上述法律的修改，从2023年12月27日起，【公司董事决议证明】和【公司资料(状况)证明】及其他和公司类相关的委托公证文件，需要在“公司编号”的表述上做出调整。具体如下：

• 首先，在委托公证文件中不再写原有的公司标号，改为写商业登记证号码前8位数字；
• 其次，在委托公证文件中，增加标注『原公司编号于2023年12月27日起被该公司的商业登记证号码首8位数字取代』；

• 第三，需要在委托公证文件的附件内增加一份附件文档，即『公司注册处发出的有关商业登记证号码作为唯一业务识别码的参考文件复印本』。上述调整，方便内地用文机构了解香港公司法律的最新修改。